Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır.
Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve klasörleri çağrıştırır ancak pek çok kurum için arşiv kağıt evrakların yanında fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür.
İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi gerekmektedir.
Günümüzde özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olmaktadır.
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlüayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.
Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.